Datenschutzerklärung

SpotOn Solutions, Stand: August 2026

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf dieser Website und im Rahmen unserer Vermittlungstätigkeit ist:

SpotOn Solutions Inhaberin: Jamila El Aich Aloeweg 36 51109 Köln Deutschland

Telefon: +49 176 216 00 634 E-Mail: info@spoton-recruiting.com

Einen Datenschutzbeauftragten haben wir nicht bestellt, da die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür nicht vorliegen. Für alle Anliegen zum Datenschutz erreichst du uns unter der oben genannten E-Mail-Adresse.

2. Grundsätzliches

Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und des Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetzes (TDDDG).

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare Person beziehen — also etwa Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, beruflicher Werdegang oder Gehaltsvorstellung.

Diese Erklärung informiert dich darüber, welche Daten wir zu welchem Zweck und auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten, wie lange wir sie speichern und welche Rechte dir zustehen.

3. Verarbeitung beim Besuch der Website

3.1 Server-Logfiles

Beim Aufruf dieser Website erhebt unser Hosting-Dienstleister automatisch:

IP-Adresse des zugreifenden Endgeräts
Datum und Uhrzeit des Zugriffs
Name und URL der abgerufenen Seite
Referrer-URL
Browsertyp, Browserversion und Betriebssystem

Zweck: Auslieferung der Website, Gewährleistung der Systemsicherheit und -stabilität, Auswertung technischer Fehler. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und störungsfreien Betrieb der Website. Speicherdauer: 30 Tage, danach automatische Löschung.

3.2 Hosting durch Wix

Diese Website wird betrieben mit der Plattform von Wix.com Ltd., 40 Namal Tel Aviv St., Tel Aviv 6350671, Israel.

Wix verarbeitet in unserem Auftrag sämtliche Daten, die beim Besuch der Website anfallen — insbesondere die unter 3.1 genannten Logdaten sowie Eingaben aus Formularen. Wix setzt zudem technisch notwendige Cookies, um die Funktionsfähigkeit der Seite sicherzustellen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer professionell bereitgestellten Website). Mit Wix besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.

Übermittlung in Drittländer: Für Israel liegt ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission vor, sodass dort ein mit der EU vergleichbares Datenschutzniveau besteht. Soweit Wix Daten in weitere Drittländer übermittelt, geschieht dies auf Grundlage der Standardvertragsklauseln der EU-Kommission.

Weitere Informationen: https://de.wix.com/about/privacy

3.3 Cookies und Einwilligungsverwaltung

Wir setzen auf dieser Website Cookies ein. Cookies sind kleine Textdateien, die auf deinem Endgerät gespeichert werden.

Technisch notwendige Cookies sind für den Betrieb der Website erforderlich, etwa zur Speicherung deiner Cookie-Auswahl oder zur Absicherung von Formularen. Sie werden ohne Einwilligung gesetzt. Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Alle übrigen Cookies — insbesondere für Statistik und Marketing — setzen wir ausschließlich nach deiner ausdrücklichen Einwilligung über unser Cookie-Banner. Rechtsgrundlage: § 25 Abs. 1 TDDDG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Du kannst deine Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, indem du die Cookie-Einstellungen erneut aufrufst. Eine Übersicht der eingesetzten Cookies findest du auf unserer Cookie-Seite.

4. Kontaktaufnahme

Wenn du uns per E-Mail, Telefon oder über ein Formular kontaktierst, verarbeiten wir die von dir übermittelten Daten zur Bearbeitung deiner Anfrage.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn die Anfrage auf den Abschluss oder die Durchführung eines Vertrages gerichtet ist. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO in allen übrigen Fällen; unser berechtigtes Interesse liegt in der Beantwortung von Anfragen.

Speicherdauer: Wir löschen die Daten, sobald die Anfrage abschließend bearbeitet ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungsfristen entgegenstehen. Geschäftsbriefe unterliegen einer handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfrist von bis zu sechs Jahren.

5. Verarbeitung von Kandidatendaten

Dieser Abschnitt ist der wichtigste für alle, die sich bei uns bewerben oder von uns angesprochen werden.

5.1 Welche Daten wir verarbeiten

Im Rahmen unserer Vermittlungstätigkeit verarbeiten wir insbesondere: - Stammdaten: Name, Anschrift, Geburtsdatum, Kontaktdaten - Bewerbungsunterlagen: Lebenslauf, Zeugnisse, Qualifikationen, Zertifikate - Angaben zum beruflichen Werdegang und zu fachlichen Kenntnissen - Gehaltsvorstellung, Verfügbarkeit, Wechselmotivation, regionale Präferenzen - Gesprächsnotizen aus Telefonaten und Interviews - Kommunikationsverlauf mit uns Die Angabe dieser Daten ist freiwillig. Ohne sie können wir dich allerdings nicht vermitteln.

5.2 Woher die Daten stammen Wir erhalten

Daten auf drei Wegen: Von dir selbst — wenn du dich auf eine Stelle bewirbst, uns eine Initiativbewerbung schickst oder uns kontaktierst. Von dritter Seite — wenn du uns von einer dritten Person empfohlen wirst. Wir informieren dich in diesem Fall bei der ersten Kontaktaufnahme darüber, woher wir deine Daten haben. Aus öffentlich zugänglichen Quellen — im Rahmen der Direktansprache recherchieren wir Profile in beruflichen Netzwerken wie LinkedIn und Xing, in öffentlichen Lebenslaufdatenbanken sowie auf Unternehmenswebsites. Verarbeitet werden dabei die dort von dir selbst veröffentlichten beruflichen Angaben. Erheben wir Daten nicht bei dir selbst, informieren wir dich spätestens innerhalb eines Monats nach der Erhebung, bei der ersten Kontaktaufnahme jedoch bereits zu diesem Zeitpunkt, über Herkunft und Umfang der Verarbeitung (Art. 14 DSGVO).

5.3 Zwecke und Rechtsgrundlagen

Prüfung deines Profils auf passende Positionen → Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen auf deine Anfrage) Direktansprache und Erstkontakt bei aktiver Suche → Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — berechtigtes Interesse an der Anbahnung von Vermittlungsverhältnissen im Rahmen unserer Geschäftstätigkeit Weitergabe deines Profils an ein Kundenunternehmen → Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (deine Einwilligung im Einzelfall) Aufnahme in unseren Kandidatenpool über das laufende Verfahren hinaus → Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (gesonderte Einwilligung) Erfüllung steuer- und handelsrechtlicher Pflichten → Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO

5.4 Weitergabe an Kundenunternehmen

Der Kern unserer Tätigkeit besteht darin, dein Profil potenziellen Arbeitgebern vorzustellen. Dabei gilt: Wir übermitteln deine Unterlagen ausschließlich an namentlich benannte Unternehmen und ausschließlich nach deiner vorherigen Zustimmung im Einzelfall. Vor jeder Weitergabe nennen wir dir das Unternehmen, die Position und den Umfang der Unterlagen, die wir übermitteln möchten. Eine Weitergabe „auf Vorrat" oder an einen unbestimmten Kreis von Unternehmen findet nicht statt.

Pseudonymisierte Kurzprofile: Um für Kandidaten passende Positionen zu finden, stellen wir potenziellen Auftraggebern in Einzelfällen Kurzprofile vor, bevor eine konkrete Vakanz besteht. Diese Kurzprofile enthalten keinen Namen, keine Kontaktdaten, keine Anschrift und keine Angabe des aktuellen oder früherer Arbeitgeber. Sie beschreiben ausschließlich fachliche Qualifikation, Berufserfahrung in Jahren, den fachlichen Schwerpunkt sowie eine grob gefasste regionale Verfügbarkeit und tragen eine interne Kennnummer. Die Zuordnung der Kennnummer zu deiner Person ist ausschließlich uns möglich. Eine Offenlegung deiner Identität erfolgt erst, wenn du der Weitergabe an das konkret benannte Unternehmen nach den oben genannten Voraussetzungen zugestimmt hast. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt darin, für dich Vermittlungsmöglichkeiten zu erschließen, ohne deine Identität vorab preiszugeben. Du kannst dieser Verarbeitung jederzeit nach Art. 21 DSGVO widersprechen — eine formlose Nachricht genügt, und wir nehmen dein Profil dann aus der weiteren Ansprache heraus.Deine Zustimmung kannst du jederzeit widerrufen; die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Weitergabe bleibt davon unberührt. Das Kundenunternehmen ist ab dem Zeitpunkt der Übermittlung eigenständig für die weitere Verarbeitung deiner Daten verantwortlich. Für dessen Umgang mit deinen Daten gilt dessen eigene Datenschutzerklärung. Soweit wir Kandidaten in Österreich oder der Schweiz vermitteln, kann eine Übermittlung in diese Länder erfolgen. Österreich ist EU-Mitgliedstaat; für die Schweiz liegt ein Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission vor.

5.5 Kandidatenpool

Wenn wir dich aktuell nicht vermitteln können, nehmen wir dich auf Wunsch in unseren Kandidatenpool auf, um dich bei passenden Positionen erneut anzusprechen. Das geschieht nur mit deiner ausdrücklichen Einwilligung. Die Speicherung im Pool ist auf [24] Monate befristet. Danach fragen wir dich, ob du weiterhin gelistet bleiben möchtest, oder löschen deine Daten. Du kannst die Einwilligung jederzeit formlos widerrufen — eine E-Mail genügt.

5.6 Speicherdauern

- Laufendes Vermittlungsverfahren: bis zum Abschluss des Verfahrens

- Nach erfolgloser Vermittlung ohne Pool-Einwilligung: Löschung spätestens sechs Monate nach Abschluss. Die Frist berücksichtigt mögliche Ansprüche nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG), die innerhalb von zwei Monaten geltend zu machen und binnen drei Monaten einzuklagen sind.

- Kandidatenpool: 24 Monate ab Einwilligung, danach Nachfrage oder Löschung

- Nach erfolgreicher Vermittlung: Aufbewahrung der abrechnungsrelevanten Unterlagen entsprechend den handels- und steuerrechtlichen Fristen von bis zu zehn Jahren

5.7 Eingesetztes Bewerbermanagement- und CRM-System

Zur Verwaltung von Kandidaten- und Kundendaten, zur Projektsteuerung sowie für den E-Mail- und Mailingversand nutzen wir die Software Starhunter der Starhunter GmbH Erika-Mann-Straße 23 80636 München Deutschland In diesem System werden sämtliche unter 5.1 genannten Daten gespeichert und verarbeitet, einschließlich der Kommunikationshistorie mit dir. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO. Mit der Starhunter GmbH besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO. Serverstandort: Die Daten werden ausschließlich auf Servern in Deutschland gespeichert. Eine Übermittlung in Drittländer findet im Rahmen des Systembetriebs nicht statt. Freigabe an Kundenunternehmen: Sofern wir dein Profil einem Kundenunternehmen zugänglich machen, geschieht dies über einen passwortgeschützten Zugangslink auf eine von uns freigegebene Auswahl, nicht durch unverschlüsselten Versand von Unterlagen per E-Mail. Der Zugang wird nach Abschluss des jeweiligen Projekts wieder entzogen. Die Voraussetzungen aus Abschnitt 5.4 — deine vorherige Zustimmung im Einzelfall — gelten dabei unverändert. E-Mail-Kommunikation: Für den geschäftlichen E-Mail- und Kalenderbetrieb nutzen wir Microsoft 365 (Outlook) der Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland. Soweit du uns Unterlagen per E-Mail übermittelst oder wir mit dir per E-Mail kommunizieren, werden diese Daten dort verarbeitet. Microsoft speichert Kundendaten europäischer Geschäftskunden innerhalb der Europäischen Union. Soweit im Rahmen von Support oder technischem Betrieb ein Zugriff aus Drittländern erfolgt, geschieht dies auf Grundlage der Standardvertragsklauseln der EU-Kommission. Mit Microsoft besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.

5.8 Besondere Kategorien personenbezogener Daten

Angaben zu Gesundheit, Schwerbehinderung, Religionszugehörigkeit, Gewerkschaftsmitgliedschaft oder ethnischer Herkunft benötigen wir für die Vermittlung nicht. Wir bitten dich, solche Angaben nicht in deine Unterlagen aufzunehmen. Übermittelst du sie dennoch unaufgefordert, verarbeiten wir sie nur, soweit dies nach Art. 9 Abs. 2 DSGVO zulässig ist, und löschen sie andernfalls.

5.9 Einsatz KI-gestützter Funktionen und automatisierte Entscheidungen

Unser Bewerbermanagementsystem stellt KI-gestützte Funktionen bereit, etwa zum Abgleich von Profilen mit offenen Positionen und zur Texterstellung. Soweit wir diese nutzen, dienen sie ausschließlich der Vorbereitung und Unterstützung unserer Arbeit. Die Entscheidung darüber, ob wir dich einem Unternehmen vorschlagen, treffen ausnahmslos wir selbst als Menschen. Eine automatisierte Entscheidung im Einzelfall einschließlich Profiling im Sinne des Art. 22 DSGVO, die dir gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder dich in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt, findet nicht statt.

6. Bewerbungen bei SpotOn Solutions

Bewirbst du dich auf eine Stelle in unserem eigenen Team, verarbeiten wir deine Unterlagen ausschließlich zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens.

Rechtsgrundlage: § 26 Abs. 1 BDSG in Verbindung mit Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Speicherdauer: Löschung sechs Monate nach Abschluss des Verfahrens, sofern du keiner längeren Speicherung zugestimmt hast. Empfänger: Deine Unterlagen werden ausschließlich intern verarbeitet und nicht an Kundenunternehmen weitergegeben.

7. Social Media

Auf unserer Website verlinken wir auf unsere Profile bei Instagram (Meta Platforms Ireland Ltd.) und LinkedIn (LinkedIn Ireland Unlimited Company).

Es handelt sich um einfache Verlinkungen, keine eingebetteten Plugins. Eine Datenübertragung an die Anbieter findet erst statt, wenn du den Link anklickst und die jeweilige Plattform aufrufst. Für die dortige Verarbeitung ist der jeweilige Anbieter verantwortlich.

Besuchst du unsere Profile auf diesen Plattformen, verarbeiten wir und der Anbieter deine Daten gemeinsam im Rahmen einer gemeinsamen Verantwortlichkeit nach Art. 26 DSGVO. Einzelheiten regeln die Bedingungen der Anbieter.

8. Empfänger deiner Daten

Personenbezogene Daten geben wir weiter an:

Kundenunternehmen — nur nach deiner Einwilligung im Einzelfall (siehe 5.4)
Auftragsverarbeiter, die uns technisch unterstützen: Hosting- und Websitedienstleister, Bewerbermanagementsystem, E-Mail- und Kalenderdienst, Cloudspeicher. Mit allen bestehen Verträge nach Art. 28 DSGVO.
Steuerberatung und ggf. Rechtsberatung, soweit erforderlich
Behörden, soweit wir gesetzlich dazu verpflichtet sind

Eine Weitergabe zu Werbezwecken an Dritte findet nicht statt. Wir verkaufen keine Daten.

9. Datensicherheit

Wir treffen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um deine Daten gegen unbefugten Zugriff, Verlust und Missbrauch zu schützen. Dazu gehören eine verschlüsselte Übertragung der Website per TLS, Zugriffsbeschränkungen auf den Kandidatenbestand sowie eine regelmäßige Überprüfung der eingesetzten Systeme

10. Deine Rechte

Dir stehen gegenüber uns folgende Rechte zu:

Auskunft (Art. 15 DSGVO) — welche Daten wir über dich verarbeiten
Berichtigung (Art. 16 DSGVO) — Korrektur unrichtiger Daten
Löschung (Art. 17 DSGVO) — sofern keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht
Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) — Herausgabe in einem gängigen Format
Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO) — jederzeit mit Wirkung für die Zukunft

Wende dich dafür formlos an info@spoton-recruiting.com. Wir antworten innerhalb eines Monats.

Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO

Du hast das Recht, jederzeit gegen die Verarbeitung deiner Daten Widerspruch einzulegen, soweit wir diese auf ein berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO stützen. Das betrifft insbesondere unsere Direktansprache im Rahmen der Kandidatensuche.

Legst du Widerspruch ein, verarbeiten wir deine Daten nicht weiter, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen, die deine Interessen überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Ein Widerspruch ist formlos möglich, etwa per E-Mail an info@spoton-recruiting.com.

Beschwerderecht

Du kannst dich jederzeit bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf https://www.ldi.nrw.de

11. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich unsere Verarbeitung oder die rechtlichen Vorgaben ändern. Es gilt jeweils die auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.

Stand: August 2026